La digitalisation a complètement changé la façon d’accéder à la technologie pour les enterprises. Au lieu d’acheter des ordinateurs et autres matériels informatiques grâce à un investissement conséquent, de plus en plus d’organisations préfèrent louer ces équipements. Et cette tendance, qui ne cesse de croître permet de réduire les coûts, mais offre aussi une flexibilité ainsi qu’une rapidité d’adaptation aux avancées technologiques.
Pourquoi la location de matériel IT est-elle avantageux pour les entreprises ?
Le premier bénéfice, et non des moindres, est la flexibilité. Contrairement à l’achat qui engage sur du long terme, la location permet de pouvoir adapter son équipement à ses besoins au fur et à mesure. Prenons l’exemple d’une entreprise qui se développe très rapidement : elle pourra facilement accroître le nombre de ses appareils sans avoir à se soucier de la revente ou de la mise à niveau d’un matériel devenu trop ancien. Une flexibilité qui n’a pas de prix dans un environnement technologique en constante évolution.
Ainsi, louer plutôt qu’acheter peut s’avérer plus économique pour les entreprises, notamment sur du court terme. Les dépenses initiales peu importantes car il n’y a pas mobilisation des ressources financières significatives nécessaires pour acquérir le matériel. Les coûts sont fixes et mensuels, ce qui facilite la prévision budgétaire ainsi que le flux de trésorerie. Pour les entreprises qui doivent surveiller leurs dépenses comme le lait sur le feu, c’est une option plus qu’intéressante puisqu’elles conservent un capital précieux pour d’autres investissements stratégiques.
Autre avantage non négligeable : le support technique est souvent compris dans les contrats de location. Les fournisseurs de location IT proposent généralement aussi des services de maintenance et dépannage, ce qui assure une utilisation optimale et une panne évitée au maximum. Les entreprises peuvent donc se concentrer sur leur cœur de métier sans se soucier des problèmes techniques pouvant surgir. Et en cas de panne justement, l’équipement est remplacé dans l’immédiat afin de garantir une continuité des opérations.
Et bien d’autres bénéfices encore :
- Technologie à la pointe : Les entreprises peuvent avoir régulièrement accès à un matériel à la pointe de l’innovation.
- Tranquillité d’esprit : Moins de préoccupations liées à l’obsolescence technologique et au stockage de matériel inutilisé.
- Contrats sur-mesure : Les contrats de location peuvent être adaptés aux besoins particuliers d’une entreprise, avec des services additionnels, tels que le stockage du matériel loué ou la formation des employés.
- Avantages fiscaux : Les paiements de lease peuvent être considérés comme des dépenses d’exploitation, procurant ainsi des avantages fiscaux éventuels.
En résumé, la location de matériel IT est une solution intéressante pour les entreprises qui souhaitent gagner en efficacité tout en réduisant leurs coûts et en répondant rapidement aux évolutions du marché.
Comment choisir le bon fournisseur de location IT
La première étape pour réussir votre projet de location IT est de vous assurer que la réputation du fournisseur soit à la hauteur. Consultez les avis et témoignages d’autres entreprises ayant eu recours à ses services. Un fournisseur réputé et fiable sera plus enclin à vous fournir un service de qualité ainsi qu’un support technique réactif. Par ailleurs, un bon fournisseur de location IT doit disposer d’un large éventail d’équipements afin d’être en mesure de satisfaire les besoins spécifiques de votre entreprise.
Prenez également le temps d’examiner les modalités du contrat de location afin d’en comprendre toutes les subtilités, notamment concernant la durée, les options de mise à niveau de l’équipement, les politiques de résiliation anticipée… Certains fournisseurs proposent des contrats souples et adaptables en fonction des besoins croissants ou technologiques d’une entreprise. Cette flexibilité peut s’avérer être un véritable atout !
Enfin, n’oubliez pas d’évaluer le service client et le support technique proposés par le fournisseur de location IT. Une assistance 24/7 peut s’avérer cruciale en cas de problème technique par exemple. Est-il possible d’accéder à des formations ou ressources pour aider vos employés à utiliser efficacement le matériel loué ? Un fournisseur qui investit dans son service client peut faire toute la différence lorsque l’on parle de satisfaction et productivité liées au matériel loué.
Les points financiers et juridiques à vérifier
En amont de la location de matériel IT, il est nécessaire d’identifier les implications financières et juridiques afin d’éviter de mauvaises surprises. D’un point de vue financier, il est important de prendre connaissance des conséquences fiscales liées à la location. Dans certains cas, les loyers peuvent en effet être déductibles d’impôts, ce qui constitue un avantage non négligeable. Renseignez-vous auprès de votre conseiller fiscal sur le sujet.
Sur le plan juridique, il est essentiel d’examiner attentivement le contrat de location afin d’identifier les responsabilités respectives de chaque partie. Les dispositions relatives à la maintenance du matériel, à la responsabilité en cas de dégradation ou perte du matériel loué ainsi qu’aux conditions de retour du matériel doivent être clairement précisées. Vérifiez également qu’il n’existe pas de sanctions particulières en cas de non-respect des engagements contractuels. Un contrat bien élaboré permettra à votre entreprise d’être protégée et limitera les contentieux potentiels.
Enfin, renseignez-vous sur les dispositions prises quant au renouvellement ou l’achat à l’issue du contrat de location. Certains fournisseurs offrent des solutions permettant d’acquérir le matériel loué à un prix réduit (ou en bonne état) une fois la période de location parvenue à son terme. Solution intéressante si le matériel IT loué correspond toujours aux besoins de votre entreprise mais qui doit être mise en balance avec les coûts engendrés par la maintenance/ l’obsolescence du matériel.